قام سعادة اللواء سليمان العمرو قائد قوات الدفاع المدني بالحج يوم الاثنين 23/11/1428هـ بزيارة لمقر الهيئة بمكة المكرمة رافقه عدد من قيادات الدفاع المدني ، وكان في استقباله رئيس الهيئة التنسيقية الأستاذ/عبدالله بن عمر علاء الدين والأمين العام للهيئة ورؤساء مؤسسات أرباب الطوائف وذلك لبحث الترتيبات اللازمة والاستعدادات لموسم حج 1428هـ وبحث سبل التعاون البناء المشترك لخدمة ضيوف بيت الله الحرام .
وألقى رئيس الهيئة بكلمة رحب فيها بالضيوف وشكرهم على استجابتهم لهذه الدعوة ، وشرح لهم بعرض مرئي أهداف ومهام ومشاريع الهيئة التنسيقية.
وكانت من أهم محاور اللقاء :
- تعريف بخدمات مؤسسات أرباب الطوائف.
- تعريف بالهيئة التنسيقية لخدمات أرباب الطوائف (المطوفون – الوكلاء – الأدلاء – الزمازمة )
- المستجدات الخدمية لمؤسسات موسم حج 1428هـ.
- الأدوار التوعوية التي تنفذها مؤسسات أرباب الطوائف للحجاج.
- الأفكار المستقبلية (رؤية عمل مشتركة) رؤية منفتحة.

تقرير مرحلي عن سير العمل بوحدات وأقسام المشروع حتى يوم الأربعاء الموافق 15 /11 /1427هـ

تم بعون الله البدء الفعلي لأعمال مشروع إرشاد الحافلات الناقلة للحجاج خلال موسم حج عام 1427هـ بمقر المشروع الرئيسي بمكة المكرمة وبفرع المدينة المنورة واستكملت كافة قطاعات المشروع أعمالها وفقاً لما ورد في الخطة التشغيلية للمشروع وفيما يلي تقرير مرحلي موجز عن سير العمل في وحدات المشروع وأقسامه.

1- تم ولله الحمد ربط جميع قطاعات المشروع بشبكة حاسب آلي متكاملة ومتطورة وذلك باستخدام أحدث تقنيات الربط الآلي وتمت الاستفادة منها في كافة أعمال المشروع .
2- تم توفير العدد الكافي من أجهزة الحاسب الآلي اللازمة لخدمة أعمال المشروع .
3- تم تجهيز الكثير من البرامج التي تخدم أعمال المشروع وتمت ميكنة كافة أعمال المشروع آلياً من خلال العديد من البرامج الإدارية والتقنية التي تم تعميمها لهذا الغرض .
4- تم إدخال جميع البيانات الواردة للمشروع إلى قاعدة بيانات المشروع ويتم تمريرها آلياً إلى كافة قطاعات المشروع والجهات ذات العلاقة .

تعاقد المشروع مع إحدى المؤسسات الوطنية المتخصصة في تأهيل وتدريب القوى البشرية وتم إقامة برنامج تدريبي لمرشدي المشروع في مكة المكرمة استمر لمدة أسبوعين واستفاد منه أكثر من (800) مرشد وتم خلاله التركيز على جانبين نظري في كيفية قراءة الخرائط الإرشادية وفي التعامل مع الحجاج وفي العلاقات الإنسانية وتطبيقي في التعرف على مواقع ومقار مجموعات الخدمة الميدانية ومسارات الحافلات ، وتم إقامة برنامج تدريبي مماثل لمرشدي المدينة المنورة حضره سعادة مدير عام فرع وزارة الحج بالمدينة المنورة وسعادة رئيس مجلس إدارة المؤسسة الأهلية للأدلاء وتم التركيز على الجوانب الميدانية وكذلك النظرية ومنها محاضرة عن السلوكيات والأخلاقيات وكيفية التعامل واستقبال الحجاج .

أقامت الهيئة التنسيقية لمؤسسات أرباب الطوائف ( المطوفون – الأدلاء – الوكلاء - الزمازمة) بمكة المكرمة الملتقى السنوي الخامس لمجالس إدارة مؤسسات أرباب الطوائف والذي أُقيم تحت عنوان (انتخابات مجالس إدارة مؤسسات أرباب الطوائف .. الثقافة.. الواقع ) بفندق جراند كورال وبحضور رؤساء وأعضاء مؤسسات أرباب الطوائف. وذلك يوم السبت 4/11/1427هـ.
وقد بدئ الحفل بآي من الذكر الحكيم ثم ألقى الأستاذ / فائق بن محمد بياري رئيس مجلس إدارة المؤسسة الأهلية لمطوفي حجاج الدول العربية كلمة مجالس إدارة مؤسسات أرباب الطوائف تحدث فيها عن أهمية انعقاد هذا الملتقى السنوي والذي يجمع بين جميع مؤسسات أرباب الطوائف لمناقشة شئونها وتبادل الرؤى والأفكار حول القضايا والأمور المشتركة، منوهاً بموافقة وتأييد معالي وزير الحج د/ فؤاد بن عبدالسلام الفارسي لعقد هذا الملتقى ، مستعرضاً أهم منجزات الهيئة التنسيقية ونجاحاتها المستمرة والتي منها على سبيل المثال لا الحصر فرصة اللقاء والتواصل والعمل بروح الفريق الواحد والسعي لتكامل الجهود بين مؤسسات أرباب الطوائف.

قام معالي الدكتور ناصر بن محمد السلوم أمين عام هيئة تطوير مكة المكرمة و المدينة المنورة و المشاعر المقدسة يوم الثلاثاء20/03/1427هـ بزيارة لمقر الهيئة التنسيقية لمؤسسات أرباب الطوائف بمكة المكرمة و كان في استقباله وكيل وزارة الحج المساعد لشؤون الحجاج المكلف و رئيس و أعضاء مجلس الهيئة التنسيقية و الأمين العام للهيئة و سعادة مدير عام مشروع إرشاد الحافلات لموسم 1426هـ.
بعد ذلك قام رئيس الهيئة التنسيقية الأستاذ عبدالله عمر علاء الدين بالترحيب بمعاليه وصحبه الكرام و اطلع معاليه على موقع الهيئة على شبكة الإنترنت كما اطلع معاليه على عرض مرئي يوضح أهداف و مهام و مشاريع الهيئة التنسيقية و شاهد عرض مرئياً آخر عن مشروع إرشاد الحافلات حيث قام بشرح سعادة المهندس فيصل أسرة مدير عام المشروع.

أقامت الهيئة التنسيقية لمؤسسات أرباب الطوائف بفندق هيلتون جدة مساء يوم الأربعاء الموافق 22/02/1427هـ حفل تكريم المتميزون و المتميزات العاملون بمؤسسات الطوافة و الأدلاء و الوكلاء و الزمازمة خلال موسم حج 1426هـ و ذلك بحضور معالي وزير الحج الدكتور فؤاد بن عبدا لسلام الفارسي.
بدأ الحفل الخطابي بتلاوة آيات من الذكر الحكيم ثم ألقى رئيس الهيئة التنسيقية لمؤسسات أرباب الطوائف الأستاذ عبدالله بن عمر علاء الدين كلمة رحب فيها بمعالي وزير الحج و أكد أن هذا التكريم يأتي في إطار حرص و اهتمام الهيئة في كل عام بعد نهاية موسم الحج على تقديم الشكر و العرفان لكل من تميز ممن شرف بتقديم الخدمة لحجاج بيت الله الحرام بما يتوافق مع تطلعات و توجيهات حكومتنا الرشيدة بقيادة خادم الحرمين الشريفين. عقب ذلك شاهد معاليه و الحضور أوبريت بعنوان لحن الوفاء.
بعد ذلك ألقى مدير عام مشروع إرشاد الحافلات المهندس فيصل بن عبد الرحمن أسرة كلمة المكرمين إثر ذلك ألقت المطوفة فاتن بنت إبراهيم محمد حسين من مؤسسة مطوفي حجاج جنوب آسيا كلمة منسوبات مؤسسات أرباب الطوائف استعرضت خلالها الجهود و الأعمال التي قامت بها المطوفة في خدمة ضيفات الرحمن من جميع أنحاء المعمورة ثم ألقت قصيدة شعرية بهذه المناسبة للوكيل الأستاذ عبدالإله محمد جدع نالت استحسان الحضور.
بعد ذلك ألقى معالي وزير الحج الدكتور فؤاد بن عبد السلام الفارسي كلمة أجزل فيها الشكر و الثناء لكافة المكرمين من المتميزين و المتميزات في أعمال موسم حج 1426هـ من كافة أرباب الطوائف مؤكداً أن ما قدموه من إخلاص و تميز وهذا ليس بغريب على الجميع حيث يحرص كل إنسان نال شرف خدمة حجاج بيت الله الحرام على بذل كافة الجهود لتمكين ضيوف الرحمن من أداء الركن الخامس من أركان الإسلام بكل سهولة. و توجه بخالص الشكر و التقدير للهيئة التنسيقية لمؤسسات أرباب الطوائف على هذا الحفل التكريمي.